職場の整理整頓できない人でも続くラベリングと見える化の術

職場の整理整頓できない人がいて、デスクが散らかるたびにモヤモヤする…そんな日、ありますよね。

気にしないようにしても、探し物が増えたり、共有物が見つからなかったり、ちょっとしたことでイライラが積み上がりやすいテーマです。

ただ、整理整頓って「本人が悪い」「性格の問題」で片づけるほど、だいたいこじれます。

むしろ現場で効くのは、5Sや定位置定量、表示とラベリングみたいに、誰でも同じ動きができる仕組みを作ることなんですよ。

この記事では、ストレスや時間がない現実も踏まえつつ、本人も周りも消耗しにくい形で「散らかり」を減らす方法を、できるだけ具体的にまとめます。

あなたの職場で今日から試せる落としどころ、一緒に作っていきましょう。

職場の整理整頓できない人が増える理由

整理整頓が苦手な人を「だらしない」と決めつけるほど、現場は回りにくくなります。

ここでは、よく起きる原因を分解し、どこから手を付けると改善が進みやすいかを整理します。

片付け方が分からない原因

職場の整理整頓できない人を見ていると、「やる気がない」よりも、そもそも片付いた状態の基準が曖昧なケースが多いです。

本人の中では「自分は分かっている」つもりでも、周りから見ると“戻す場所がない”“分類がない”“増えたものを減らす判断がない”の三重苦になりがちなんですよね。

ここ、気になりますよね。

しかも職場は、家庭よりも難易度が上がります。

理由はシンプルで、物の種類が多くて、しかも属性が違うからです。

たとえば「期限がある書類」「機密のある書類」「共有物」「個人管理」「備品」「サンプル」「回覧」「保管義務のあるもの」が同じ机周りに混ざります。

これが整理できていないと、片付けようとしても判断が多すぎて止まるんですよ。

「片付け方が分からない」はサボりじゃない

片付けが得意な人は、無意識に“判断の手順”を持っています。

たとえば「これは今日使う？」「今週使う？」「それ以降？」「保管期限は？」「共有？個人？」みたいな振り分けが自然にできます。

でも苦手な人は、ここで毎回思考が止まります。

止まるとどうなるかというと、とりあえず机の上へ、引き出しへ、ロッカーへ…となって、結果として“散らかりの保管庫”が増えるだけになります。

だから、本人に「ちゃんとして」と言っても改善しにくいんです。

ちゃんとするために必要な判断の仕組みが、最初から用意されていないからですね。

改善の第一歩は「判断を減らす」こと

このタイプに必要なのは叱責ではなく、判断を減らす仕組みです。

いきなり完璧を目指さなくてOKです。

まずは「机上に置いていいもの」「一時置きする箱」「保管する場所」「共有物の戻し先」を決めるだけで、散らかり方が変わってきます。

私は、現場でまず“基準の例”を作ることが多いです。

たとえば「机の上は今日使う物だけ」「紙はA4トレー2段まで」「期限が過ぎたものは週1で判断」みたいに、数字や形で決めると迷いが減ります。

口で「片付けて」より、ずっとラクに運用できるでしょう。

デスクが散らかる特徴

デスクが散らかる人には共通のパターンがあります。

ひとことで言えば、作業台と収納が混ざっている状態です。

机の上が「いま使う物」だけでなく、「あとで読む」「いつか使う」「とりあえず置く」で埋まっていくと、探し物が増え、さらに置きっぱなしが増える悪循環に入ります。

「散らかり」は作業フローの詰まりサイン

散らかっている机って、見た目の問題に見えて、実は“仕事の流れ”が詰まっているサインだったりします。

たとえば「処理待ちの書類が溜まる」「承認待ちが止まる」「確認依頼が戻ってこない」「メールと紙の二重管理で迷う」など、仕事が滞る要因が机上に現れます。

ここで大事なのは、本人の努力ではなく、デスクの「役割」を分けることです。

机上は作業スペース、保管はファイル・引き出し・ボックス、共有物は共有棚、と切り分けるだけで改善が進みます。

つまり、机は“置き場”ではなく“作業台”として扱う、ということですね。

机上の運用を「3ゾーン」に分けると強い

私がよくやるのは、机の上をざっくり3つに分ける考え方です。

難しく考えず、テープやトレーで区切るだけでも効果が出ます。

「処理待ちゾーン」に上限を作るのがポイントです。

上限がないと“山”ができて終わります。

たとえばトレー1つまで、A4用紙でこの範囲まで、みたいに、物理的に溢れない設計にします。

なお、机の上は性格診断ではありません。

ですが、周囲の印象に影響しやすいのも事実です。

ロッカー私物が溜まる心理

ロッカーや引き出しがパンパンになるのは、単純に「物が多い」だけではありません。

心理としては、安心のために持つ、捨てる判断を先延ばし、いつか使うかもが重なりやすいです。

これ、誰でもありますよね。

職場だと、私物が増えるほど「他人が介入しにくい領域」になり、結果として放置されやすくなります。

さらに厄介なのが、私物のつもりで置いたものが“実は共有物”だったり、逆に共有棚の物を“自分の確保分”としてロッカーに移したりして、在庫が分からなくなるパターンです。

ロッカーが溜まる人ほど「予備」を抱える

ロッカーが膨らむ人ほど、予備の文具、予備の充電ケーブル、予備の消耗品、念のための資料…みたいに、安心のために抱えます。

これ自体は悪いことじゃないです。

ただ、全員が同じことをすると、職場全体の“隠し在庫”が増えて、必要なときに見つからない・足りない・余る、という現象が起きやすいんですよ。

だから、個人の問題に閉じずに、チームの合意で最小ルールを作るのが現実的です。

個人の領域を尊重しつつ、業務に影響する部分だけ線を引く、という感じです。

「勝手に触る」「急に捨てる」「晒す」はトラブルになりやすいです。

職場のルールや管理責任の範囲は会社ごとに違うので、最終判断は上長・総務などの管轄に合わせてください。

「最小ルール」は“測れる形”が強い

おすすめは、「上から命令」ではなく「困っている現象」から話すことです。

たとえば「共有物が見つからない」「通路が狭い」「退勤時に鍵が閉まらない」など、業務影響から合意を作る方が通りやすいです。

そしてルールは“測れる形”にします。

例を出すと、次のような感じです。

「片付けなさい」と言うより、「ルールを決めよう」「迷うところを減らそう」って言い方のほうが、空気が悪くなりにくいです。

仕事できない印象の誤解

机が散らかっていると、どうしても「仕事できないのでは」という印象が乗りやすいです。

ただ実際には、忙しすぎて片付けが後回しになっている人もいますし、外回りや対応件数が多い人ほど書類が増えることもあります。

だから、散らかり＝能力が低い、と短絡的に結びつけるのは危険です。

とはいえ、散らかった状態が続くと、探し物・やり直し・引き継ぎミスが増えて、結果としてパフォーマンスに影響しやすいのも事実です。

ここは感情論ではなく、業務上の損失として扱うのがコツです。

「評価」より「再現性」で話すと角が立ちにくい

現場で揉めるのは、「片付けができない＝ダメ」「片付けにうるさい＝性格が悪い」みたいに、人格の話に寄ってしまうからです。

おすすめは、再現性の話に寄せることです。たとえば「誰が担当しても同じ場所に戻せる」「引き継ぎで迷わない」「急に休んでも困らない」という、チーム全体のメリットに置き換えます。

整理整頓って、結局は“業務を止めないためのインフラ”なんですよ。

インフラだから、個人の気分に左右されない仕組みにしたいわけです。

本人への伝え方は「負担を減らす提案」にする

片付けが苦手な人ほど、片付けを指摘されるとしんどいです。

そこで、「責める」より「ラクにする提案」にします。

たとえば、「これ、定位置決めたら探す時間減りますよ」「トレー1つにしたら机が空いて作業しやすいですよ」みたいに、本人のメリットに寄せると通りやすいです。

「評価」や「人格」に触れるほど荒れやすいので、事実ベースに寄せるのが安全です。

ストレスと時間がない問題

職場の整理整頓できない人の背景に、ストレスや時間がない問題が隠れていることは珍しくありません。

タスクが詰まっていると、片付けは「重要だけど緊急じゃない」側に追いやられます。

結果、机上が作業の残骸で埋まり、さらに効率が落ちるという悪循環になります。

これ、まさに沼ですよね。

ここで私がよく提案するのは、片付けを「イベント」にしないことです。

毎回完璧を目指すより、退勤前3分だけ整えるなど、負担が小さいルールの方が続きます。

「時間がない」は改善の優先順位の問題

片付けの時間が取れないとき、本人に“片付けの努力”を求めるより、まず優先順位を整理したほうが現実的です。

タスクが過多なら、誰かが抱えすぎている可能性があります。

もしくは、会議・報告・承認フローが重くて、そもそも仕事が詰まりやすい構造かもしれません。

この場合は、整理整頓より先に「仕事の流れ」を見直すのが効果的です。

業務量が限界で、片付けどころではないなら、負荷の分散や依頼の仕方を変えないと根本解決になりにくいです。

メンタル面が絡むなら“専門家ルート”も選択肢

ストレスが強い状態だと、判断力や集中力が落ちて、片付けが後回しになりやすいです。

「散らかる→焦る→さらに散らかる」のループも起きます。

もし心身の不調が続く場合は、無理に自己流で耐えるより、産業医や医療機関など専門家に相談してください。

症状や制度の正確な情報は公式サイトをご確認ください。

職場の整理整頓できない人も仕組みで改善

ここからは、個人の頑張りに頼らず、誰でも維持しやすい形に寄せるパートです。

ポイントは「決める」「見える化する」「戻せる」までをセットで作ること。

順番に具体策を落とし込みます。

5Sで整理整頓を仕組み化

職場の改善で強いのが5Sです。

整理・整頓・清掃・清潔・躾（しつけ）という枠組みで、片付けを「気合」ではなく「運用」に変えていきます。

ここをちゃんと押さえると、整理整頓できない人がいても、職場全体として散らかりにくくなります。

特にこのテーマでは、整理整頓できない人を責めるのではなく、誰でも同じ行動が取れる環境を作ることが肝になります。

ルールを増やすより、迷うポイントを減らすイメージです。

5Sが効く理由は「個人差を吸収できる」から

整理整頓が得意な人に合わせた職場は、得意な人がいなくなると崩れます。

逆に、5Sは「誰がやっても同じ状態に戻せる」を目指すので、個人差を吸収しやすいです。

ここが、属人化しがちな職場ほど効きます。

たとえば、資料の置き場が“担当者の頭の中”にある状態だと、休んだだけでチームが止まります。

でも置き場と表示が決まっていれば、代わりの人でも探せます。

これだけで現場のストレスが減るんですよ。

小さく始めて、うまく回ったら広げる

いきなり全社でやる必要はありません。

まずはチームの共有棚や会議室など、揉めにくい場所から始めると成功率が上がります。

「いきなり個人机を全部変える」と反発が起きやすいので、まずは“共有の痛み”が出ているところから。

たとえば、文具棚、備品棚、共有プリンタ周り、会議室の収納など、改善の効果が見えやすい場所が向いています。

定位置定量の3定ルール

整理整頓が続かない最大の理由は、「戻す場所が曖昧」「増えても止まらない」です。

ここを一気に解決するのが定位置定量です。

さらに運用上は、定品（置く物を決める）まで含めて3定ルールとして扱うと安定します。

要するに、「どこに」「何を」「いくつ」を決めるだけで、散らかり方がガラッと変わります。

3定がないと「戻す」が成立しない

片付けが苦手な人に「戻して」と言うのは簡単ですが、戻し先が曖昧なら戻せません。

定位置がない、または定位置があっても定量がないと、すぐ満杯になって置けなくなります。

定品が決まっていないと、「ここに入れていいのか？」で止まります。

だから3つセットなんですよ。

3定の基本整理（一覧）

ルール	決める内容	効果	よくある失敗
定位置	どこに戻すか	探す時間が減る	場所が遠くて戻さない
定品	何を置くか	混在が減る	「なんでも箱」になる
定量	いくつまで置くか	増殖を止められる	上限が現実離れして破綻

“美しさ”より“守れるライン”を優先する

ここでのコツは、ルールを“美しい状態”に合わせないことです。

現場が守れるラインに合わせます。

たとえば、共有棚は「文具は1種類につき1箱まで」、書類は「期限付きボックス1つまで」など、運用できるサイズ感が大事です。

逆に、最初から細かく決めすぎると、誰も守れずに形骸化します。

まずは「よく使うもの」から。

全部やる必要はありません。現場が回り始めたら範囲を広げればOKです。

現場の合意がないと続かない

3定を決めるときに、上から押し付けると反発が出ます。

「この位置は遠い」「この数量じゃ足りない」「この棚は使いにくい」など、現場の実情が合わないことが多いからです。

だから、短い時間でもいいので、関係者で合意を取りながら決めるのがおすすめです。

表示とラベリングで見える化

定位置定量を決めても、定着しない現場があります。その差は見える化です。

表示とラベリングが入ると、「考えて片付ける」から「見て戻す」に変わります。

ここ、地味なんですけど、めちゃくちゃ効きます。

たとえば、引き出しに仕切りを作ってラベルを貼る、棚に写真で完成形を貼る、共有物に名前札を付ける。

これだけで、整理整頓が苦手な人でもミスが減ります。

なぜなら、迷う時間がゼロに近づくからです。

ラベルは「戻すための道しるべ」

ラベルがない状態って、片付けが得意な人は戻せるんですが、苦手な人ほど「どこに入れるんだっけ？」で止まります。

そして止まった結果、机の上や適当な棚に置かれて、散らかりが戻ってきます。

だから、ラベルは“片付けるため”というより、“戻すため”に貼るのが正解です。

表示は「あるべき姿」を共有するため

表示はラベルと似ていますが、もう一段“強い”です。

具体的には「ここに置く」「ここは空ける」「ここまで」みたいな基準を、視覚的に固定します。

たとえば棚の枠線、収納のシルエット、写真の完成形、テープで区切った線などです。

これが入ると、片付けが得意な人だけが頑張る状態から、全員が同じ基準で動ける状態に寄せられます。

職場の整理整頓できない人がいても、周りが“自然に戻せる”ので、全体が崩れにくいんですよ。

個人デスクは「共通ルール＋自由枠」が現実的

デスク周りは個人差が大きいので、まずは共有物（文具、備品、共有棚）から整えるのがおすすめです。

個人領域は「最低限の共通ルール＋本人の自由」を残す方が揉めにくいです。

赤札作戦と不要品の捨て方

片付けが止まる最大の理由が、「捨てていいか分からない」です。

そこで使えるのが、いわゆる赤札作戦の考え方です。要は、迷う物に期限を付けて“判断を先送りしない”仕組みにします。

片付けが苦手な人ほど、判断の先送りで物が増えやすいので、ここを仕組みで止めるのが効きます。

「捨てる」より先に「判断の場所」を作る

赤札作戦の強いところは、いきなり捨てないことです。

捨てるって、心理的にも社内ルール的にもハードルが高いですよね。

だからまずは、判断するための場所を作ります。

たとえば「赤札ボックス」「保留棚」「期限付きトレー」など、迷った物を一時的に集める場所を決めます。

ここが決まると、机の上に“迷い物”が残らなくなって、まず視界がスッキリします。

視界がスッキリすると、作業効率も上がりやすいです。

小さいけど、体感が出やすい改善です。

処分ルールは「社内規程が最優先」

ただし、処分には社内規程や情報管理が絡みます。

書類の廃棄ルール、備品の処分手続き、機密物の扱いは会社ごとに違います。

必ず社内ルールを優先し、正確な情報は公式サイトをご確認ください。最終的な判断は専門家（総務・法務・管理部門など）にご相談ください。

「動きがない物」が減ると、散らかりにくくなる

整理整頓の本質って、実は“動きがない物”を減らすことなんですよ。

動きがないのに場所を取る物があると、収納が詰まって、結局は机の上に溢れます。

まとめ：職場の整理整頓できない人対策

職場の整理整頓できない人を変えようとすると、だいたい途中でしんどくなります。

私の結論はシンプルで、人を責める前に、仕組みで迷いを減らすほうが勝ちやすいです。

あなたが消耗しないのが一番大事ですよ。

今日から試しやすい「現場の着地」

「指摘」より「再現性」の話に寄せると上手くいく

片付けの話題は、人を傷つけやすいです。

だからこそ、人格ではなく、再現性（誰でも同じ状態に戻せる）や業務メリット（探す時間の削減、引き継ぎの強化、事故防止）に寄せるのがおすすめです。

ここを意識するだけで、職場の空気が荒れにくくなります。

内部リンク（補足：あなたの状況に合わせて）

もしデスク周りの“置いていい範囲”で迷う場合は、基準を持っておくと楽になります。

職場の空気を壊さずに、自分のスペースを整える考え方はこちらで詳しくまとめています。

職場のデスクで気まずくならないグッズ配置の考え方

また、視線や周囲の刺激で集中できず、片付けの余裕がなくなるケースもあります。

その場合は環境側の調整も有効です。

職場でパーテーションが欲しい人向けの対策

最後に。

この記事は一般的な考え方と実務のコツをまとめたもので、職場の規程や安全・機密の条件によって最適解は変わります。

正確な情報は公式サイトをご確認ください。